Eine Reise
zur
Selbstorganisation
Donnerstag, 7. September 2023
Eine Reise zur Selbstorganisation
Seit dem Sommer 2023 ist die Geschäftsstelle der Jubla Schweiz in einer Kreisorganisation strukturiert. Drei inhaltliche Kreise bilden den Kern der Organisation. Sie nennen sich «Ausbildung & Begleitung», «Mitglieder & Entwicklung» und «Services». Rollen – auch «Lead Links» genannt – sorgen für den notwendigen Rahmen, den Mitarbeitende und System brauchen, damit nicht Chaos und Willkür entstehen. Es gibt die Rollen «Finanzen», «Personal» und «Strukturen». Jede*r Mitarbeiter*in wird zudem eine klare Fachrolle zugewiesen. Beispielsweise gibt es die Fachrolle Digitalisierung oder die Fachrolle Marketing, Fundraising und Kommunikation".
Die Gründe für den radikalen Wandel sind vielschichtig: Die Geschäftsstelle ist in den vergangenen Jahren gewachsen, die inhaltlichen Anforderungen deutlich gestiegen. 100 – 130% Stellenprozente für die Führung von 17 Mitarbeitenden waren nicht mehr vertretbar, die Geschäftsleitung als «Flaschenhals» kam ihren eigenen Aufgaben kaum noch nach. Zudem waren Ressourcen und Schnittstellen innerhalb der Geschäftsstelle nicht optimal verteilt und verknüpft. Leerläufe, «Gärtlidenken», unklare Prozesse, zu wenig Zeit fürs Wesentliche bzw. die eigentliche Arbeit war im Alltag oft der Tenor. In der VUCA-Welt* sollten rasche operative Entscheidungen getroffen werden können, die Struktur war jedoch nicht darauf ausgelegt.
*VUCA: volatility (Volatilität), uncertainty (Unsicherheit), complexity (Komoplexität), ambiguity (Mehrdeutigkeit)
Doch nun mal von vorne und der Reihe nach
Es war Januar 2022. Nach zwei Jahren personeller Wechsel auf der Geschäftsstelle der Jubla Schweiz folgte eine erneute Veränderung. Die eine Hälfte der neu zusammengesetzten Co-Geschäftsleitung hört auf. Zufall? Vorstand und Geschäftsleitung entschliessen sich, genauer hinzuschauen. Unter externer Begleitung wird ein Change Prozess mit offenem Ergebnis initiiert. Ziel: Struktur und Kultur der Geschäftsstelle von Jungwacht Blauring Schweiz sollen ein nachhaltiges und effizientes Wirken ermöglichen. Die Reise hin zur Selbstorganisation begann.
Der effektive Startschuss kam in Zeiten der Unruhe
Einige Monate vor der Kündigung in der Co-Leitung setzte ich mich bereits mit verschiedenen Möglichkeiten von strukturellen Anpassungen für die Geschäftsstelle auseinander. Dies sicherlich nicht ohne Grund. So war für mich spätestens beim Entschluss der scheidenden Co-Geschäftsleitung klar: Es braucht einen vertieften Blick auf die Strukturen und Prozesse innerhalb der Geschäftsstelle. Zusammen mit dem Vorstand fiel nach einer Auslegeordnung der Situation der Entscheid für einen Transformationsprozess unter drei Prämissen:
- Ressourcen im Verhältnis zum Leistungskatalog prüfen,
- Inhaltliche Bereiche zusammenführen,
- Selbstorganisation stärken.
Und so machten wir uns Ende Juni 2022 schliesslich auf den Weg – ein von Wechseln geprägtes Team bestehend aus 17 Mitarbeitenden und ich, neu alleinige Geschäftsleiterin, zumindest so lange bis die neue Struktur und Kultur auf der Geschäftsstelle etabliert sein wird. An unserer Seite: Regula Kuhn und Dalia Schipper, zwei erfahrene Organisationsentwicklerinnen, spezialisiert auf Selbstorganisation und agile Führung.
Die selbstorganisierte Auseinandersetzung im Team hat einiges abverlangt
Anstrengend waren (und sind) vor allem die Momente der Unklarheit. Wenn das Gewohnte – die klare Führung von oben – keinen Platz mehr findet, und das Neue erst noch entdeckt, d.h. definiert werden muss. Immer dann brauchte es die Auseinandersetzung als Team, und zwar selbstorganisiert. Dies waren Momente, in denen Emotionen hochgingen und teilweise die Nerven blanklagen. Auch bei mir.
Umkehren wollte ich so einige Male. Aufhören auch. Daran gehindert hat mich trotz allem die Überzeugung, dass der Weg hin zum Modell der agilen, kollegialen Führung die richtige Antwort war auf die Frage nach dem Weg zum Ziel «Struktur und Kultur der Geschäftsstelle der Jubla Schweiz ermöglichen ein nachhaltiges und effizientes Wirken». Insbesondere in einer komplexen, schnelllebigen Welt, wie wir sie heute antreffen.
Der Schlüssel zum Erfolg ist wohl Vertrauen
Die neue Struktur und Kultur der Geschäftsstelle verspricht demnach so einiges. Ich hoffe, sie behält recht. Voraussetzung dafür scheint mir vor allem eines zu sein: Vertrauen. Angefangen bei Geschäftsleitung und Vorstand.
Es gilt für diese Rollen, sich von einem traditionellen Führungsverständnis zu lösen und stattdessen den Mitarbeitenden beratend zur Verfügung zu stehen, noch mehr Vertrauen in ihre Fähigkeiten und ihr Engagement zu entwickeln. Doch Vertrauen in das neue Unbekannte muss sich auch bei den Mitarbeitenden selbst aufbauen. So einige unter ihnen haben noch nicht erkannt, wie viel «Wissensschatz und Potenzial» in ihnen schlummert, wie bereit sie dafür sind, selbstständig Entscheidungen zu treffen und für sich und ihre Aufgaben Verantwortung zu übernehmen. Sie benötigen also auch Vertrauen in sich selbst und gegenseitig im Team. Ein absolutes Muss für kollegiale Führung.
Veränderung benötigt Zeit und Ausdauer
Selbstverständlich gehören zu so einem intensiven Prozess auch «Learnings». Diese unterscheiden sich tatsächlich nicht von jenen, die in vielen Change Prozess-Weiterbildungen gelehrt werden:
- Veränderung benötigt Zeit und Ausdauer.
- Vor allem aber kontinuierliche Kommunikation und das gemeinsame Verständnis aller Beteiligten.
Letzteres ist von entscheidender Bedeutung, um alle Mitarbeitenden auf diesem Weg mitzunehmen und ihre Ängste und Bedenken zu jedem Zeitpunkt optimal zu adressieren. Das braucht Empathie, Rückgrat, Hirnflexibilität und vor allem auch viel «Aushaltevermögen» gekoppelt mit einer klaren Vision vor Augen. Keine leichte Aufgabe. So oft war ich deshalb froh darum, im Prozess auf externe Begleitung zählen zu dürfen. Rückblickend würde ich die Gestaltung des Prozesses noch breiter im Team abstützen. Dies hätte das Committment seitens Mitarbeitenden sicherlich zu Beginn des Prozesses positiv gestärkt.
Es ist nun der Moment, Ade zu sagen
Ich blicke auf insgesamt 3½ intensive Jahre in der Rolle als Geschäftsleiterin zurück; davor 4½ Jahre in der Rolle als Kommunikationsverantwortliche. Gemeinsam mit einem überdurchschnittlich engagierten, fachlich hervorragend aufgestellten und menschlich sowie methodisch top qualifizierten Team und Vorstand habe ich viel erlebt, wofür ich dankbar und stolz bin.
Mehrere parallel verlaufende und auch ineinander verwobene Grossprojekte sind abgeschlossen oder zielführend aufgegleist. Die strategischen Weichen für die kommenden Jahre sind gestellt. Und die Voraussetzungen auf operativer Ebene sind geschaffen, um das, was in naher Zukunft ansteht, gut zu meistern. Es ist deshalb ein guter Moment für mich, Ade zu sagen und Raum zu bieten für die neu etablierte Selbstorganisation sowie für frischen Wind.
Die Rolle der «Geschäftsleitung innerhalb einer selbstorganisierten Geschäftsstelle» wird deshalb per 1. Januar 2024 oder nach Vereinbarung neu besetzt. Ich selbst gehe neue, mir zum aktuellen Zeitpunkt noch unbekannte Wege. Ein Entscheid, der mir nicht einfach fällt und sich dennoch sehr richtig anfühlt. Nicht einfach, weil die Jubla eben fürs Leben bleibt. Nicht einfach auch, weil ich weiss, dass rund um die neuen Strukturen und Prozesse sowie auch um die aktuell laufenden Projekte für Team und Vorstand eine weiterhin grosse Reise ansteht. Dennoch richtig aus persönlichen Gründen. Dennoch richtig auch, weil sich mit einer neuen Geschäftsleitung die neuen Strukturen und Prozesse einfacher festigen können und inhaltlich andere Perspektiven und Schwerpunkte zum Tragen kommen.
FAQ zur neuen Organisationsform der Geschäftsstelle der Jubla Schweiz
Wie organisiert sich die Geschäftsstelle?
Die Geschäftsstelle ist in einer Kreisorganisation strukturiert. Drei inhaltliche Kreise bilden den Kern der Organisation. Sie nennen sich «Ausbildung & Begleitung», «Mitglieder & Entwicklung» und «Services». Rollen – auch «Lead Links» genannt – sorgen für den notwendigen Rahmen, den Mitarbeitende und System brauchen, damit nicht Chaos und Willkür entstehen. Es gibt die Rollen «Finanzen», «Personal» und «Strukturen». Jede*r Mitarbeiter*in wird zudem eine klare Fachrolle zugewiesen. Beispielsweise gibt es die Fachrolle Digitalisierung oder die Fachrolle Marketing, Fundraising und Kommunikation".
Wieso entschied sich die Geschäftsstelle für Selbstorganisation?
Die Geschäftsstelle ist in den vergangenen Jahren gewachsen, die inhaltlichen Anforderungen deutlich gestiegen. 100 – 130% Stellenprozente für die Führung von 17 Mitarbeitenden waren nicht mehr vertretbar, die Geschäftsleitung als «Flaschenhals» kam ihren eigenen Aufgaben kaum noch nach. Zudem waren Ressourcen und Schnittstellen innerhalb der Geschäftsstelle nicht optimal verteilt und verknüpft. Leerläufe, «Gärtlidenken», unklare Prozesse, zu wenig Zeit fürs Wesentliche bzw. die eigentliche Arbeit war im Alltag oft der Tenor. In der VUCA-Welt* sollten rasche operative Entscheidungen getroffen werden können, die Struktur war jedoch nicht darauf ausgelegt.
*VUCA: volatility (Volatilität), uncertainty (Unsicherheit), complexity (Komoplexität), ambiguity (Mehrdeutigkeit)
Was ist die Rolle der Geschäftsleitung?
Die Geschäftsleitung wird künftig vor allem als Bindeglied zwischen Vorstand und Geschäftsstelle verstanden. Sie sorgt also für den primären Informationsfluss zwischen diesen beiden Gremien. Die Geschäftsleitung nimmt zudem Aufgaben wie Repräsentation, Vernetzung, Controlling und vorbereitende Arbeiten für strategische Entscheidungsfindungen seitens des Vorstands wahr. Weiter übernimmt sie innerhalb des selbstorganisierten Teams die Rolle eines Coachs und koordiniert den Geschäftsstellenkreis bestehend aus je einem Lead Link Finanzen, Personal und Strukturen. Insbesondere für externe Stakeholder ist die Geschäftsleitung weiterhin erste Kontaktperson. Die Koordination der Geschäftsstelle übernehmen neu die Kreise autonom, d.h. selbstorganisiert.
Die Stelle wird per 1. Januar 2024 oder nach Vereinbarung neu besetzt. Das Bewerbungsfrist läuft bis Ende September 2023.
Was ist die Rolle des Vorstands?
Der Vorstand (oder wie wir ihn nennen, die Verbandsleitung) führt die Geschäftsstelle und den Verband als Ganzes auf strategischer Ebene. Die Veränderung der Geschäftsstelle hin zur Selbstorganisation zeigte auf, dass Nahtstellen zwischen strategischer und operativer Ebene klarer zu definieren sind – mit dem Ziel, dass sich die strategische Ebene mehr und mehr auf die Ebene der relevanten strategischen Fragestellungen «Was» und «Wozu» fokussiert, während die Geschäftsstelle sich einzig der Frage des «Wie» für die Umsetzung der strategischen Vorgaben widmen kann. Dies soll schliesslich zur Entlastung des ganzen Systems und den Menschen darin führen.
An wen kann ich mich als Stakeholder der Jubla Schweiz mit meinem Anliegen wenden?
Unter jubla.ch/kontakt werden Mitarbeitende der Geschäftsstelle mit ihrer Rolle vorgestellt. Solltest du trotzdem nicht herausfinden, an wen du dich mit deinem Anliegen wenden kannst, melde dich unter info@jubla.ch oder 041 419 47 47 und wir leiten dich an deine Hauptansprechperson weiter.